ビジネスを始め、様々なシーンでよく使われる郵便局のレターパック。
A4サイズ・4Kg以内であれば、全国一律料金で荷物や資料を送れるサービスとして魅力的ですよね。
そんなレターパックをいざ利用するとき、
- 依頼主の様って消したほうが良いの？
- 依頼主の住所や電話番号って書かなくても問題ない？必要性は？
- 返信用レターパックを同封したいとき、どうしたら良い？返信用の欄はどう書けば良い？
わからないことも多いですよね。
この記事では、今さら人に聞けない、レターパックを出すときの疑問を詳しく説明していきます。
レターパックの依頼主の様は消すほうがいい？
レターパックをビジネスで使う場合は、依頼主の「様」は必ず二重線で消すようにしましょう。
これは、相手を敬い自分が控えめであることを表す、基本的なビジネスマナーだからです。
ちなみに、個人名の場合は「様」をつけますが、会社や団体宛の場合は「御中」にします。
もし会社・個人名の両方を記載する場合は、『株式会社○○○ 営業部△△様』といったように、「御中」は書かずに個人名のあとに「様」をつけるだけにします。
また、レターパックの依頼主欄には、住所・名前・電話番号の記入欄があり、それぞれ「おなまえ・おところ・電話番号」と記されています。「様」を消すのと同様に、「おなまえ・おところ」の「お」も二重線で消すようにしましょう。
あと、もう一箇所忘れがちなのが、ご依頼主の「ご」です。
なので二重線で消すところは、「様」「お」「ご」の3箇所です。二重線で消す意味はすべて同じ、相手を敬う気持ちを表すビジネスマナーです。
ちなみにビジネス以外で使う場合に、二重線で消すことは必須ではありませんが、消すことでより丁寧な印象を与えますし、相手を敬う気持ちの表現としては同じです。
ぜひ覚えておきましょう。
依頼主の住所・電話番号の必要性は？
レターパックの依頼主欄の住所・電話番号が未記入でも、出すことはできます。
しかし、未記入の場合リスクを伴うので、必ず書いた方が良いでしょう。
では未記入の場合のリスクを説明していきます。
お届け先の住所が間違っていた場合に、返送されない
お届け先の住所を間違って書いてしまった、住所と宛名が一致しないといった場合、配達員は正しく届けることができないため、依頼主の住所に返送します。
もし依頼主の住所が書かれていないと返送できないため、せっかく出した郵送物は行方を失ってしまい、最終的には破棄されてしまうことがあります。
届け先住所を正しく書くに越したことはないですが、万が一の不備があった場合にきちんと手元に返送されるよう、記入しておきましょう。
窓口から送るときに拒否されることも
レターパックを郵便ポストに投函する場合は問題ないですが、郵便局の窓口からレターパックを送る場合には、依頼主の住所・電話番号が未記入だと引き受けてくれないことがあります。
これは、何らかのトラブルで届け先に配達できない場合、依頼主の住所に返送できないからです。
いずれにしても、届け先の住所や宛名に間違いがなければ正しく配達されますが、手元に届いた郵送物に依頼主の情報が書いていないと、なんだか開けるのがちょっとこわいですよね…。
万が一の配達トラブルを考慮して、必ず書くようにしましょう。
手描きじゃなくてもいい！住所、名前はスタンプや印刷でも大丈夫！
レターパックを出すときに、届け先情報を手描きすることも多いと思います。パソコンやスマホに慣れていると、文字を書くのってなかなか面倒ですよね。
でも実は、スタンプを押したり、印刷した紙を貼るのでも大丈夫なんです！
配達に必要な情報は、住所・電話番号・名前（会社名）です。この情報が正しく記されていれば、スタンプや印刷したものでもちゃんと届けてくれます。
スタンプは、ビジネスの場合は会社のものでも良いですし、レターパック対応のスタンプをネットでオーダーすることもできます。
印刷の場合でも特に書式は決まっていなくて、パソコン（エクセル・ワードなど）で打った文字を印刷して切り貼りするだけでOK。ちなみに、レターパック対応のラベルシールやエクセル印刷用テンプレートもあるので、気になる方は調べてみてくださいね。
いずれの場合でも、お届け先と依頼主の枠内に収まるようにすれば問題ありません。
保管用シールは、剥がした方がいい？
レターパックには、「ご依頼様保管用シール」というものがあります。この保管用シールには、郵送物の追跡番号が書かれてあるのでとても大事ですね。
レターパックは必ず追跡番号が書いてあるので、郵送物が正しく出荷されたか、きちんと相手に届いたかを確認することができる、非常に便利なサービスがあります。
郵便局の窓口から送る場合は、窓口の方が剥がしてくれるので安心なのですが、郵便ポストから送る場合は自分で保管シールを剥がさなくてはいけません。
もし剥がし忘れてしまった場合、一度ポストに入れた郵便物を取り出すことって出来ないですよね…（郵便局に請求すればできないこともないですが、条件があって手順もかなり面倒です。）
なので、保管用シールは必ず剥がして、お届け先に無事に届くまで手元に大切に保管しておきましょう。
返信用レターパックの宛名の書き方から折り方まで！
レターパックで郵送した書類にサインなど入れて返送して欲しいときなど、返信用レターパックを同封するのがマナーです。
返信してもらう場合のお届け先は、あらかじめこちらで記入しておく必要があります。
これもビジネスマナーの一環として、相手を煩わせないようにする配慮ですので覚えておきましょう。
宛名の書き方
返信用レターパックで記入する箇所は、お届け先欄のみでOK。
よかれと思って依頼主欄に相手の名前を書いてしまうと、勝手に書いたとなり失礼にあたりますので注意してくださいね。
お届け先には、住所・電話番号・名前を正しく記入しておきます。
ここで注意なのが、名前の欄にある「様」です。
このままにしておくと、自分に「様」をつけることになるので、ビジネスマナーとして良くないですね。
この場合は「様」を二重線で消し、名前のあとに「行」と記しておきましょう。
返信用レターパックの入れ方
返信用としてレターパックを同封したい場合、そのままの大きさだと入れることは出来ません。
その場合、レターパックを二つ折りにしても問題ありません。
二つ折りが良い理由として、三つ折り以上にしてしまうと厚みが出て封がしにくくなってしまいます。
二つ折りにする場合は真ん中で、なるべく厚みが出ないように丁寧に折りましょう。
まとめ
- レターパックの依頼主の「様」は二重線で消す。「ご」や「お」も忘れずに消しましょう。
- 万が一郵送トラブルで正しく郵便物が届かない場合の返送先として、依頼主の住所・電話番号は必ず書いておく。
- 住所や名前は、スタンプや印刷したものを貼ってもOK。
- 保管用シールには追跡番号が書いてあるので、必ず剥がして保管しておきましょう。
- 返信用レターパックの宛名には自分の住所や名前を書いておき、「様」を消して「行」と書いておく。